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Derechos al reembolso de gastos laborales: Lo que los empleados deben saber para recuperar su dinero

Work Expense Reimbursement Rights

Pagar de tu propio bolsillo solo para hacer tu trabajo puede ser frustrante, injusto y agotador. Ya sea para cubrir las facturas de internet mientras tele-trabajas, comprar material de oficina, pagar gastos de viaje u otros gastos relacionados con el trabajo, muchos empleados terminan gastando su propio dinero en gastos laborales. Comprender tus derechos de reembolso de gastos laborales puede marcar una gran diferencia a la hora de proteger tus ingresos y garantizar un trato justo en el trabajo.

En Setareh Law Group, con frecuencia nos llegan preguntas de empleados que no saben si su empleador está obligado a reembolsar los gastos que ya han pagado con su propio dinero. La respuesta suele depender de las leyes estatales y federales, y de la política de reembolso del empleador; sin embargo, en muchos casos, los empleados tienen derecho a recibir el reembolso de sus gastos laborales.

Derechos de Reembolso de gastos de trabajo

Los derechos de reembolso de gastos de trabajo existen para evitar que los empleadores trasladen los costos comerciales a los empleados. En muchos estados, los empleadores están obligados por ley a reembolsar a los empleados los gastos comerciales necesarios en que incurran durante el desempeño de sus funciones y deben compensarlos por estos gastos como parte de sus obligaciones legales.

Las leyes de reembolso de gastos existen para garantizar que los empleados reciban una compensación justa y que sus salarios efectivos no se reduzcan por costos relacionados con el trabajo, defendiendo sus derechos de reembolso de gastos laborales.

Reembolso de gastos

En general, los empleadores deben reembolsar los gastos que sean:

  • Necesario
  • Razonable 
  • Directamente relacionado con las funciones del puesto

Las leyes o políticas de la empresa pueden exigir que los empleadores reembolsen esos gastos bajo determinadas condiciones, lo que refuerza los derechos de reembolso de gastos laborales de los empleados.

Los gastos incurridos durante el desempeño laboral no deben deducirse del salario del empleado. Cuando los empleadores no reembolsan los gastos, estos pueden convertirse en salarios impagos, lo que viola el derecho al reembolso de gastos laborales. Algunos estados exigen el reembolso de gastos sólo en condiciones específicas, como cuando se autorizan por adelantado o cuando se reduce el salario por debajo del mínimo legal.

Reembolsos a empleados

Los reembolsos a empleados cubren el dinero que los empleados gastan en nombre de su empleador, a menudo denominados gastos empresariales. Estos gastos son significativos a efectos fiscales y de declaración, ya que su correcta clasificación afecta los requisitos de declaración del IRS y determina si los reembolsos se consideran ingresos gravables.

Los gastos comunes de los empleados incluyen:

  • Material de Oficina
  • Gastos de Viaje
  • Facturas de Internet
  • Equipo de trabajo remoto Office supplies

 

Muchos empleadores pasan por alto la rapidez con la que se acumulan los gastos no reembolsados, especialmente para los trabajadores remotos, y la importancia de los derechos de reembolso de gastos laborales para proteger a los empleados de soportar estos costos injustamente.

Gastos reembolsables

Los gastos reembolsables a menudo incluyen:

  • Gastos comerciales necesarios
  • Costos relacionados con el trabajo
  • Gastos relacionados con el negocio
  • Gastos del vehículo cuando se requiere conducir
  • Gastos de comida durante viajes de trabajo

Clasificar estos costos en categorías de gastos específicas es importante para el desarrollo de políticas, el cumplimiento de las regulaciones y el uso eficiente de los sistemas automatizados de gestión de gastos, todos los cuales respaldan los derechos de reembolso de gastos laborales de los empleados.

Estos se consideran gastos razonables cuando son necesarios para realizar tareas laborales.

Política de reembolso de gastos

Una política clara de reembolso de gastos protege tanto a empleados como a empleadores. Una política eficaz de reembolso de gastos a empleados explica:

  • ¿Qué gastos califican para reembolso?
  • Cómo presentar una solicitud de reembolso
  • Documentación requerida
  • Plazos de pago

 

Las políticas deben revisarse periódicamente para garantizar el cumplimiento de las leyes estatales y locales, salvaguardando los derechos de reembolso de gastos laborales de los empleados.

Plan Responsable

Muchos empleadores utilizan un plan de responsabilidad para gestionar adecuadamente los reembolsos según las normas del IRS. Con un plan de responsabilidad:

  • Los gastos deben estar relacionados con el negocio.
  • Los empleados deben proporcionar la documentación adecuada
  • Los pagos de reembolso deben realizarse con prontitud
  • Los pagos en exceso deberán ser devueltos

Cuando se manejan correctamente, los reembolsos bajo un plan responsable no son ingresos imponibles y están excluidos de los impuestos sobre la nómina, alineándose con los derechos de reembolso de gastos laborales para evitar cargas impositivas sobre los empleados.

Gastos del vehículo

Los Gastos de vehículos pueden ser reembolsables cuando conducir es necesario para el trabajo. Los empleadores suelen reembolsar el kilometraje utilizando la tarifa estándar del IRS.

Para 2026, la tarifa estándar por milla del IRS es de 72,5 centavos por milla.

Estos reembolsos se incluyen dentro de los derechos de reembolso de gastos laborales cuando se requiere conducir como parte de las tareas laborales.

Reembolsos sujetos a impuestos

No todos los reembolsos están exentos de impuestos. Pueden producirse reembolsos sujetos a impuestos si:

  • Los pagos no cumplen con los requisitos del plan responsable
  • Falta documentación
  • Los pagos exceden los gastos reales

En estos casos, los reembolsos pueden considerarse ingresos imponibles, lo que podría entrar en conflicto con los derechos de reembolso de gastos laborales de los empleados si no se gestionan adecuadamente.

Gastos de viaje y gastos relacionados

Los gastos de viaje y otros gastos relacionados, como alojamiento, comidas y transporte, suelen ser reembolsables cuando el trabajo los requiere. Los empleadores pueden establecer límites razonables, pero no pueden negar el reembolso de los gastos necesarios para el trabajo, respetando el derecho al reembolso de gastos laborales.

Empleados remotos y gastos del trabajo remoto

Los empleados remotos suelen enfrentarse a dificultades únicas para obtener reembolsos. Los gastos del trabajo remoto pueden incluir: 

  • Acceso a Internet
  • Muebles de oficina
  • Equipo informático
  • Costos de servicios públicos

La ubicación del empleado es fundamental para determinar las políticas de reembolso y garantizar el cumplimiento de las leyes estatales, ya que los requisitos para el reembolso de gastos por trabajo remoto varían según el estado. Defender el derecho a recibir reembolso de gastos laborales para los teletrabajadores es cada vez más importante a medida que el trabajo remoto se vuelve más común.

Cuando los empleados deben trabajar desde casa, estos gastos suelen considerarse gastos empresariales necesarios. Los empleadores pueden reembolsar un porcentaje razonable de ciertos gastos de teletrabajo, como el consumo de internet, según las normas legales o del sector.

La ADA también puede exigir un reembolso como adaptación razonable. Los empleadores también pueden proporcionar estipendios a los empleados (asignaciones imponibles) para ayudar a cubrir los gastos de teletrabajo e internet. Estos estipendios pueden ser un valioso beneficio para los empleados, mejorar la moral y, a menudo, se incluyen en los paquetes de compensación competitivos, aunque pueden tener implicaciones fiscales.

¿Los reembolsos están sujetos a impuestos?

La tributación de los reembolsos depende de su estructura. Los empleadores que siguen las normas de los planes contables ayudan a los empleados a evitar implicaciones fiscales innecesarias, a la vez que garantizan el cumplimiento normativo y protegen sus derechos de reembolso de gastos laborales.

Derecho Laboral y Derecho Federal

Bajo la ley federal, los empleadores no están obligados a reembolsar todos los gastos relacionados con el trabajo. Sin embargo, Ley de Normas Laborales (FLSA) exige que los gastos laborales no reduzcan el salario de un empleado por debajo del salario mínimo federal de $7.25 por hora. Aunque la ley federal no exige el reembolso de cada gasto empresarial, sí establece que el salario del empleado, después de considerar los gastos relacionados con el trabajo, no puede quedar por debajo del salario mínimo federal, que sirve como base para los derechos de reembolso de gastos laborales.

Leyes de California y del Estado

Muchos estados tienen leyes que van más allá de los requisitos federales. Por ejemplo, la ley de California, bajo la Ley de California Artículo 2802 del Código del Trabajo , exige que los empleadores reembolsen a los empleados todos los gastos necesarios en que incurran como resultado directo de sus funciones laborales. Los empleadores deben reembolsar a los empleados dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la solicitud de reembolso. Esta ley es un ejemplo clave del derecho al reembolso de gastos laborales en la práctica.

De igual manera, estados como Illinois exigen el reembolso de todos los gastos necesarios relacionados con el empleo, lo que refuerza el derecho al reembolso de gastos laborales. Otros estados tienen normas diferentes:

  • Nueva York exige el reembolso sólo si está prometido en un acuerdo escrito o contrato de trabajo.
  • Massachusetts exige un reembolso cuando los gastos reducen el salario por debajo del salario mínimo estatal.
  • Iowa exige el reembolso de los gastos autorizados dentro de los 30 días.
  • New Hampshire requiere el reembolso dentro de los 30 días posteriores a la prueba de pago.
  • Montana, Dakota del Norte y Dakota del Sur imponen amplias obligaciones de reembolso.
  • Seattle, dentro del estado de Washington, exige el reembolso de los gastos necesarios de trabajo comercial y remoto.

Los empleadores deben cumplir con las normas del plan de responsabilidad del IRS, que exigen la documentación adecuada y el reembolso inmediato. Si se deniega una solicitud de reembolso, los empleadores deben justificar por escrito el derecho de los empleados a recibir el reembolso de gastos laborales.

El incumplimiento de las leyes de reembolso puede conllevar sanciones y riesgos legales. Los empleadores deben actualizar periódicamente sus políticas de reembolso para alinearlas con las leyes estatales y locales vigentes y pueden establecer límites razonables para ciertos gastos, como los servicios de internet y teléfono.

Documentación adecuada y solicitudes de reembolso

Los empleados deben presentar solicitudes de reembolso con:

  • Registros detallados
  • Ingresos
  • Informes de gastos

La documentación adecuada protege a los empleados si surgen disputas de reembolso y respalda el cumplimiento de los derechos de reembolso de gastos laborales. 

Procedimientos de reembolso

Establecer procedimientos de reembolso claros es esencial tanto para empleadores como para empleados para garantizar el cumplimiento de las leyes de reembolso de gastos y fomentar la confianza en el lugar de trabajo. Los empleadores están obligados a reembolsar a los empleados los gastos incurridos en el desempeño de sus funciones laborales, especialmente cuando dichos costos podrían reducir el salario de un empleado por debajo del salario mínimo federal, según lo estipula la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), que constituye la base de los derechos de reembolso de gastos laborales.

Contratistas independientes y reembolso

Los contratistas independientes se rigen por normas diferentes a las de los empleados en lo que respecta a los gastos comerciales y las leyes de reembolso. A diferencia de los empleados, los contratistas independientes suelen ser responsables de cubrir sus propios gastos en el desempeño de su trabajo. Los empleadores no están obligados por ley a reembolsar a los contratistas independientes estos costos a menos que se especifique en su contrato o acuerdo.

Si un empleador decide reembolsar a un contratista independiente ciertos gastos comerciales, los términos deben definirse claramente por escrito para evitar malentendidos. Ambas partes deben comprender que la legislación laboral y las leyes de reembolso se aplican de forma diferente a los empleados y a los contratistas independientes. Los empleadores nunca deben exigir a los contratistas independientes que asuman gastos no acordados y deben consultar con un abogado especializado en derecho laboral para garantizar que todos los acuerdos cumplan con la normativa vigente.

Automatización de la gestión de gastos

La automatización de la gestión de gastos puede transformar la forma en que las empresas gestionan los gastos de sus empleados y agilizar todo el proceso de reembolso. Mediante el uso de software de gestión de gastos, las empresas pueden realizar un seguimiento eficiente de los gastos de sus empleados, aprobar solicitudes de reembolso y garantizar los pagos puntuales, a la vez que cumplen con las leyes de reembolso de gastos y la Ley de Normas Laborales Justas, protegiendo así los derechos de los empleados al reembolso de gastos laborales.

Disputas sobre reembolsos y represalias

No se pueden tomar represalias contra los empleados por solicitar un reembolso. Los empleadores que se nieguen a pagar a sus empleados gastos legítimos podrían enfrentarse a sanciones, honorarios legales y medidas coercitivas. 

Los empleados pueden buscar asesoramiento legal si las disputas de reembolso siguen sin resolverse, defender sus derechos de reembolso de gastos de trabajo.

Presentar una reclamación legal

Si un empleador no reembolsa a sus empleados los gastos incurridos en el ejercicio de sus funciones laborales, estos tienen derecho a emprender acciones legales. Los gastos impagos pueden acumularse rápidamente, y existen leyes de reembolso para proteger a los trabajadores de asumir costos empresariales injustamente y para hacer valer sus derechos de reembolso de gastos laborales.

¿Por qué es importante el reembolso?

No reembolsar a los empleados genera tensión financiera y riesgo de incumplimiento. Los empleadores se benefician de políticas de reembolso que:

  • Promover una compensación justa
  • Mejorar la moral
  • Reducir la exposición legal

Para los empleados, el reembolso garantiza que los costos comerciales no se trasladen injustamente a sus finanzas personales, protegiendo así sus derechos de reembolso de gastos laborales.

Preguntas Frecuentes

P1: ¿Qué son los derechos de reembolso de gastos de trabajo?

Los derechos de reembolso de gastos laborales protegen a los empleados de tener que pagar de su bolsillo los gastos comerciales necesarios y razonables en que incurren durante el desempeño de sus funciones. Estos derechos garantizan que los empleadores reembolsen dichos gastos a los empleados para evitar reducciones salariales. 

P2: ¿Los empleadores están obligados a reembolsar todos los gastos comerciales?

La ley federal exige que los empleadores reembolsen los gastos solo si estos reducen el salario del empleado por debajo del salario mínimo federal. Sin embargo, muchos estados tienen leyes más amplias que exigen el reembolso de todos los gastos empresariales necesarios, independientemente del impacto salarial, lo que amplía los derechos de reembolso de gastos laborales. 

P3: ¿Con qué rapidez deben los empleadores reembolsar los gastos a los empleados?

Los plazos de reembolso varían según el estado, pero muchos estados, incluido California, requieren que los empleadores reembolsen a los empleados dentro de los 30 días de recibir una solicitud de reembolso válida, lo que garantiza la aplicación oportuna de los derechos de reembolso de gastos laborales.

P4: ¿Qué tipos de gastos suelen ser reembolsables?

Los gastos reembolsables comunes incluyen suministros de oficina, gastos de viaje, facturas de Internet, costos de transporte, equipos de trabajo remoto y gastos de vehículos cuando se requiere conducir para trabajar, todos cubiertos por los derechos de reembolso de gastos laborales.

P5: ¿Qué es un plan responsable?

Un plan contable es un acuerdo de reembolso aprobado por el IRS donde los gastos deben estar relacionados con la empresa, debidamente documentados y cualquier pago excedente debe devolverse con prontitud. Los reembolsos bajo un plan contable no constituyen ingresos tributables para los empleados y respaldan sus derechos de reembolso de gastos laborales.

P6: ¿Pueden los empleadores rechazar una solicitud de reembolso?

Si un empleador deniega una solicitud de reembolso, debe proporcionar una explicación por escrito. Los empleados deben asegurarse de presentar la documentación adecuada para respaldar sus solicitudes y hacer valer sus derechos al reembolso de gastos laborales.

P7: ¿Los reembolsos están sujetos a impuestos?

Los reembolsos realizados bajo un plan contable generalmente no están sujetos a impuestos. Sin embargo, los reembolsos que no cuentan con la documentación adecuada o que exceden los gastos reales pueden considerarse ingresos gravables. Comprender las implicaciones fiscales es parte de la protección de los derechos de reembolso de gastos laborales. 

P8: ¿Los trabajadores remotos tienen derechos especiales de reembolso?

Sí, muchos estados exigen el reembolso de los gastos necesarios para el teletrabajo, como el acceso a internet y el equipo de oficina, especialmente cuando el teletrabajo es obligatorio y no voluntario. Estos son aspectos importantes del derecho al reembolso de gastos laborales para los teletrabajadores.

Q9: ¿Qué debo hacer si mi empleador se niega a reembolsar mis gastos?

Puede revisar la política de reembolso de su empresa, presentar una solicitud de reembolso formal con la documentación adecuada y, si es necesario, buscar asesoramiento legal para comprender sus derechos y opciones para hacer cumplir sus derechos de reembolso de gastos laborales.

P10: ¿Los contratistas independientes tienen derecho al reembolso de gastos?

Por lo general, los contratistas independientes son responsables de sus propios gastos comerciales, a menos que su contrato especifique lo contrario. Los empleadores deben detallar claramente las condiciones de reembolso en los contratos con los contratistas, que difieren de los derechos de reembolso de gastos laborales aplicables a los empleados. 

Reflexiones finales: conozca sus derechos

Los Derechos de reembolso de gastos de trabajo existen para proteger a los empleados de asumir costos empresariales que no les corresponden. Si paga gastos laborales de su bolsillo y no recibe el reembolso, comprender la ley es el primer paso para proteger su salario. 

Si no está seguro de si su empleador cumple con las normas de reembolso, hablar con un abogado laboral puede ayudarle a aclarar sus derechos de reembolso de gastos laborales y los próximos pasos.

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